La elaboración y ejecución de un proyecto es una actividad cotidiana de la vida, pues constantemente las personas se embarcan en uno u otro proyecto. De alguna forma, se elabora un orden de tareas y un cronograma de actividades para hacer realidad tal o cual proyecto. También se determina cuánto durará, quiénes lo hacen, con qué se hace, y, bien sea un proyecto simple o complejo, se debe tener bien definido el objetivo, el costo y el tiempo que demorará su ejecución.
Ningún programa mencionará cuál es el objetivo del proyecto, esto lo determina la persona que lo ideó o quien quiere hacerlo realidad. Para plasmar esa idea, puede utilizar un medio gráfico y con ello realizar el listado de las tareas que demanda el proyecto y dimensionar estas tareas dándoles una unidad y metrarlas (cuantificarlas).
Para saber cuánto gastar, hay que calcular los costos unitarios de cada una de las tareas. Con este costo y el metrado se halla el costo total de cada una de ellas, con este valor se puede ajustar un proyecto, eliminando o agregando tareas, pero sin salirse del objetivo.
El tiempo se determina de acuerdo con la premura del trabajo, la forma en cómo se vinculan las tareas y el rendimiento de los recursos de trabajo. Cada tarea debe estar cuantificada en costo y tiempo, la suma de ellas y su vinculación mostrará la duración del proyecto. Esta duración es determinada por una ruta crítica. Si se quiere modificar la duración del proyecto, hay que cambiar las tareas que se encuentran en esa ruta.
La elaboración de un proyecto puede estar a cargo de uno mismo o de un especialista, dependiendo de la complejidad del proyecto.
Una vez plasmado el proyecto en tiempo, unidades de trabajo y costo se guarda esta programación como una línea base de la programación prevista. Cuando se comienza con el avance real, se comparará siempre con ella para ver si se está ganando o perdiendo, ya sea en tiempo o económicamente.
Microsoft Project hace más fácil la programación de obras en su etapa de determinación de tiempo y durante la ejecución del proyecto, encontrando nuevas fechas y costos de tareas y recursos.
El presente trabajo pretende ser una herramienta de consulta para dirigir a los estudiantes hacia el buen aprendizaje del programa Microsoft Project. Como se observará en las páginas de este libro, la programación de proyectos no es una simple enumeración de tareas y determinación de tiempos, sino una planificación concienzuda y ardua para la materialización exitosa de cualquier proyecto.